Kunnanhallitus
Esityslista 16.06.2026/Asianro 4

KHALL 16.6.2026  

Valmistelija Kunnanjohtaja Erno Heikkinen, 044 777 3344, erno.heikkinen@suomussalmi.fi

Suomussalmen kunta hankkii talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut nykyisin Monetra Oulu Oy:ltä sidosyksikköhankintana eli kyseessä on nk. in house -yhtiö. Palvelukokonaisuuteen kuuluvat muun muassa palkanlaskenta, kirjanpito, ostolaskujen käsittely, ostoreskontra, myyntilaskutus, myyntireskontra sekä muut talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut. Palvelut ovat kunnan toiminnan kannalta kriittisiä, koska ne liittyvät muun muassa henkilöstön palkanmaksuun, kirjanpidon lakisääteiseen järjestämiseen, maksuliikenteeseen, talouden raportointiin ja kunnan päivittäisen hallinnon jatkuvuuteen.

Suomussalmen kunta on hankkinut talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Monetra Oulu Oy:ltä 1.1.2020 alkaen. Kunta omistaa Monetra Oulu Oy:stä yhden osakkeen. Eduskunta hyväksyi 10.6.2026 hankintalain muutoksen, jonka mukaan hankintayksiköllä tulee jatkossa olla sidosyksiköstä vähintään kymmenen (10) prosentin omistusosuus. Suomussalmen kunnan omistusosuus Monetra Oulu Oy:stä jää alle hyväksytyn vähimmäisomistusvaatimuksen, minkä vuoksi kunta ei voi jatkaa nykyisen kaltaista talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankintaa Monetra Oulu Oy:stä sidosyksikköhankintana siirtymäajan päättymisen jälkeen.

Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen järjestämisessä kunnalla on käytännössä kolme vaihtoehtoa: palvelujen järjestäminen omana toimintana, palvelujen järjestäminen uuden sidosyksikkörakenteen kautta tai palvelujen hankkiminen markkinoilta kilpailutuksen perusteella.

Palvelujen järjestäminen omana toimintana edellyttäisi talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien hankintaa ja käyttöönottoa sekä riittävän asiantuntijahenkilöstön rekrytointia. Vaihtoehto sisältäisi merkittäviä käyttöönotto-, kustannus- ja henkilöstöriskejä. Erityisesti pienemmän kunnan näkökulmasta talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoiden saatavuus on rajallista ja oman organisaation rakentaminen lyhyessä ajassa lisäisi palvelujen jatkuvuuteen liittyvää riskiä.

Uuden sidosyksikkörakenteen muodostaminen edellyttäisi, että Suomussalmen kunnan omistusosuus palveluja tuottavasta yhtiöstä olisi vähintään 10 prosenttia. Tämä rajaisi mahdollisten omistajien määrää ja heikentäisi nykyisestä laajasta yhteistoiminnasta saatavia mittakaavaetuja. Vaihtoehto ei tässä vaiheessa turvaa yhtä hallitusti palvelujen jatkuvuutta kuin yhteiskilpailutukseen osallistuminen.

Markkinaehtoiseen yhteishankintaan osallistuminen on Suomussalmen kunnan kannalta tarkoituksenmukaisin vaihtoehto. Yhteishankinnassa voidaan hyödyntää usean pienosakkaan yhteistä hankintavolyymia, Monetran valmistelutyötä ja yhteisiä hankinta-asiakirjoja. Tämä vähentää yksittäisen kunnan valmistelutyötä ja parantaa edellytyksiä saada palvelukokonaisuudesta toimiva ja kustannuksiltaan ennakoitava ratkaisu. Suomussalmen kaltaiselle harvaan asutun alueen kunnalle on erityisen tärkeää, että palveluntuottajalla on riittävä kyky tuottaa julkisen sektorin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut luotettavasti, jatkuvasti ja kuntien erityispiirteet huomioon ottaen.

Monetra-konserni on valmistellut pienosakkailleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden yhteishankintaa. Monetra Oulu Oy toimii hankinnassa yhteishankintayksikkönä. Yhteishankintayksikkö vastaa hankintaprosessin läpiviennistä, hankinta-asiakirjojen laatimisesta, tarjousten vertailusta, hankintapäätöksen tekemisestä sekä tarvittaessa hankintamenettelyä koskevasta muutoksenhausta.

 Suomussalmen kunnan hallintosäännön 69 §:n mukaan kunnanhallitus päättää kunnan hallinnon ja toimialojen yhteisistä hankinnoista, kun hankinnan arvo ylittää 300 000 euroa (alv 0 %). Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen arvioitu arvo on noin 300 000–350 000 euroa vuodessa, perustuen viime vuosien toteutuneisiin kustannuksiin. Hankinta koskee kunnan hallinnon ja toimialojen yhteistä tukipalvelukokonaisuutta.

Hankinta toteutettaisiin kilpailullisena neuvottelumenettelynä. Menettely on perusteltu, koska hankinnan kohde on laaja ja siihen liittyy palvelujen jatkuvuuden, aikataulun, sopimusehtojen, järjestelmien ja mahdollisen liiketoimintasiirron näkökulmasta neuvoteltavia kokonaisuuksia. Hankinnan tavoitteena on hankkia pienosakkaille kokonaispalvelu, joka kattaa tilaajien tarpeiden mukaiset talous- ja henkilöstöpalvelut sekä niiden tuottamiseen tarvittavat keskeiset järjestelmät ja tukipalvelut.

Hankinnan tavoitteena on kilpailuttaa yksi palveluntuottaja. Yhden palvelukokonaisuuden kilpailuttamisella tavoitellaan volyymihyötyjä, palvelujen yhtenäisyyttä, selkeää vastuunjakoa ja kustannusten ennakoitavuutta. Tilaajakohtaiset tarpeet huomioidaan hankinta-asiakirjoissa, vaatimusmäärittelyissä ja hinnoittelussa siten, että kukin tilaaja hankkii ja maksaa omien palvelutarpeidensa mukaisesta kokonaisuudesta.

Osana hankintaa on tarkoitus toteuttaa liiketoimintasiirto, jolla turvataan palvelutuotannon osaamisen siirtyminen uudelle palveluntuottajalle. Liiketoimintasiirron kohteena ovat alustavasti pienosakkaille palveluita tuottava henkilöstö sekä palvelutuotannon järjestelmät siltä osin kuin niiden siirtäminen on mahdollista. Tällä siirrolla ei ole vaikutuksia Suomussalmen kunnan henkilöstöön. Tavoitteena on, että palvelujen siirtyminen uudelle palveluntuottajalle toteutetaan hallitusti hankintalain siirtymäajan puitteissa siten, että uusi palveluntuottaja aloittaa palvelujen tuottamisen 1.7.2027 alkaen.

Hankintapäätöksen lainvoimaistuttua tilaajat solmivat hankintasopimukset valitun palveluntuottajan kanssa hankinta-asiakirjoihin kuuluvien sopimusluonnosten pohjalta. Hankintasopimusten solmimisen jälkeen tilaajat, palveluntuottaja ja Monetra sopivat yhteistyössä palvelujen siirtymisen tarkemmasta aikataulusta ja toteutuksesta.

Monetra Oulu Oy perii palveluntuottajalta tilaajien palvelumaksuihin perustuvaa provisiota määräaikaisesti, kunnes Monetra-konsernin yhteishankinnan järjestämisestä aiheutuneet kustannukset on katettu. Provisiomallin perusteella tilaajille ei aiheudu yhteishankinnan järjestämisestä erillisiä suoria kustannuksia.

Suomussalmen kunnan kannalta yhteishankintaan osallistuminen turvaa parhaiten talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen jatkuvuuden, vähentää yksin toteutettavan kilpailutuksen riskejä ja mahdollistaa palvelujen hankkimisen hankintalain vaatimusten mukaisesti siirtymäajan päättymisen jälkeen.

Oheismateriaali Pienosakkaiden talous- ja henkilöstöpalvelut, mahdollisen yhteishankinnan valmistelu (salassa pidettävä, JulkL 24.1 § kohta 20)

Kunnanjohtajan esitys 

Päätös

________

Toimeksi kunnanjohtaja

Tiedoksi Monetra Oulu Oy, johtoryhmä, talouspäällikkö

________