Kunnanhallitus
Pöytäkirja 06.10.2026/Pykälä 192

KHALL 6.10.2026 § 192

Valmistelija Hallintojohtaja Anniina Niemelä, 040 688 4499, anniina.niemela@suomussalmi.fi
 

Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (tiedonhallintalaki 906/2019) sekä arkistointilain (529/2026) mukaisesti kunnan on huolehdittava asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asianmukaisesta järjestämisestä, tietoturvasta sekä tietovarantojen hallinnasta. Jotta tiedonhallinnan ja arkistoinnin lakisääteiset velvoitteet sekä käytännön toimenpiteet toteutuvat tehokkaasti ja yhdenmukaisesti kaikilla kunnan toimialoilla, on perusteltua nimetä jokaiselle toimialalle oma tietoaineistovastaava.

Toimialan tietoaineistovastaavan tehtäviin kuuluu lakisääteisten velvoitteiden jalkauttaminen toimialalle ja niiden toteuttaminen käytännössä digitaalisesti turvallisesti ja yhdenmukaisesti oman toimialan kaikissa yksiköissä ja palveluissa. Tietoaineistovastaava toimii toimialan tiedonhallinnan, arkistoinnin ja tiedonohjauksen yhteyshenkilönä ja osallistuu tiedonhallintatiimin palavereihin sekä muihin tiedonhallintasihteerin tai hallintojohtajan järjestämiin kokoontumisiin ja työpajoihin. Myös sähköiseen arkistointiin liittyvät tehtävät ja tukitoimet kuuluvat toimialan tietoaineistovastaavalle tiedonhallintasihteerin ja hallintojohtajan vastatessa kokonaisuudenhallinnasta, keskusarkistosta, asianhallintajärjestelmästä sekä yhteisestä ohjeistuksesta.

Tietoaineistovastaavat toimivat toimialansa ensisijaisina yhteyshenkilöinä asiakirjahallinnon kysymyksissä, vastaavat oman toimialansa tietoaineistojen elinkaaren hallinnasta, arkistojen järjestämisestä ja tietovarantojen ajantasaisesta kuvaamisesta tiedonhallintasuunnitelmaan sekä tekevät yhteistyötä hallintopalvelujen ja tarpeen tullen muiden toimialojen kanssa. Suomussalmen kunnan hallintosäännön 60 §:n mukaan toimialat huolehtivat asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti sekä nimeävät asiakirjahallinnon vastuuhenkilön omalla toimialallaan.

Arkistointilain voimaantulon myötä Suomussalmen kunta on jatkossa yksi rekisterinpitäjä ja viranomainen, eivätkä toimialat enää ole itsenäisiä arkistonmuodostajia. Toimialat ovat yhteisen tiedonhallintayksikön sisäisiä tietoaineistojen vastuuyksiköitä. Kunnanhallitus on määrännyt hallintojohtajan 26.9.2017 § 172 asiakirjahallintoa johtavaksi viranhaltijaksi. Samassa kokouksessa on nimetty toimialat arkistonmuodostajiksi, mikä ei arkistointilain muutoksen vuoksi ole enää juridisesti tarpeen eikä mahdollista.

Kunnanjohtajan esitys 

Päätös

 Esitys hyväksyttiin.

________

Toimeksi hallintopalvelut

Tiedoksi toimialat

________