Kunnanhallitus
Pöytäkirja 01.02.2022/Pykälä 21

Tehtäväluokituksen hyväksyminen

KHALL § 21

Valmistelija Hallintojohtaja Anniina Niemelä, p. 044 588 9330, sähköposti anniina.niemela@suomussalmi.fi.

 Arkistolain 9 §:n mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Arkistotoimen tehtävänä on mm. varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta sekä määritellä asiakirjojen säilytysarvo. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. Yhä enenevässä määrin on huomioitava myös sähköisiin tietojärjestelmiin tallennetun tiedon käytettävyys ja säilyminen. Tavoitteena on kehittää Suomussalmen kunnan asiakirjahallintoa vastaamaan vaatimuksia, joita yhä kasvava sähköinen asianhallinta organisaatiolle asettaa.

Arkistolaki 831/1994, tietosuojalaki 1050/2018 ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta eli julkisuuslaki 621/1999 muodostavat perustan hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiselle. Julkisuuslain 5 luku puolestaan määrittelee viranomaisen velvollisuudeksi edistää tiedon saantia ja hyvää tiedonhallintatapaa. Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatiolla on ajantasaiset kuvaukset omista tehtävistään ja tehtäviensä yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja niiden yhteydessä syntyvistä tiedoista, mitä myös tiedonhallintalaki 906/2019 edellyttää kunnalta. Tämä edellyttää organisaation hoitamien tehtävien kartoittamista ja tehtäviin liittyvien käsittelyvaiheiden selvittämistä. Arkistolain 8 § säätää, että arkistonmuodostajan eli tässä tapauksessa Suomussalmen kunnan on määrättävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkiston muodostussuunnitelmaa.

Uuden asianhallintajärjestelmän käyttöönotto vuoden 2022 alusta edellytti ajantasaista tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS), joka pitää sisällään arkistonmuodostajan tehtävien hoidon tuloksena syntyvien asiakirjojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen. Vuoden 2021 aikana päivitetty TOS on SÄHKE2-normin (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, AL/9815/07.01.01.00/2008) mukainen. Tiedonohjaussuunnitelma pitää sisällään tehtäväluokituksen, joka on organisaation lakisääteisten tehtävien sekä tuki ja ylläpitotehtävien hierarkkinen luettelo. Rakenne perustuu kuntien yhteiseen luokitukseen, joka jakaantuu päätehtäviin, tehtäviin ja alatehtäviin. Luokitus on organisaatiomuutoksista riippumaton. Tämä mahdollistaa asiakirjahallinnon kehittämisen ja kuntien välisen yhteistyön pitkällä aikavälillä.

Luotu malli on tarkoitus ottaa asiakirjahallinnon sekä arkistotoimen kehittämisen keskeiseksi lähtökohdaksi ja tukemaan tiedonhallintalain vaatimusten täyttämistä Suomussalmen kunnassa. Valtakunnallisen mallin pohjalta tehty luokitus on saatettu vastaamaan kunnan tämänhetkisiä tehtäviä ja tiedon kulkua organisaatiossa.

Liite Tehtäväluokitus

Kunnanjohtajan esitys 
Kunnanhallitus hyväksyy uuden TOS:n mukaisen tehtäväluokituksen käyttöön kunnan asianhallinnassa.

Päätös Esitys hyväksyttiin.

________

Täytäntöönpano Toimialojen kirjaajat, keskusarkistonhoitaja, johtoryhmä

________